پاورپوینت کاربرد کامپیوتر در مهندسی صنایع

***2

Field فیلد:

کوچک‌ترین جزء یک بانک اطلاعاتی را فیلد گویند. به‌عنوان مثال در برگه‌ی ثبت‌نام دانشگاه هر کدام از قسمت‌های نام- نام‌خانوادگی و... که بایستی با داده پر شوند را فیلد گویند. مانند فیلد نام خانوادگی.

Record رکورد:

مجموعه‌ای از فیلدهای مرتبط به هم را یک رکورد می‌نامند به‌عنوان مثال برگه‌ی ثبت‌نام دانشگاه بعد از پر شدن توسط دانشجو به‌عنوان رکورد آن دانشجو محسوب می‌شود که شامل فیلدهای متعددی است که داده‌ها در آن ذخیره شده‌اند.

Table  جدول:

رکوردهای مشابه در مجموعه‌ای می‌آیند که به‌ آن جدول گفته می‌شود به‌عبارت دیگر هر جدول شامل چندین رکورد اطلاعاتی می‌باشد که به‌عنوان مثال برگه‌های ثبت‌نام که توسط دانشجویان مختلف پر شده‌اند در یک پوشه جمع می‌شوند که این پوشه پرونده‌ی دانشجویان یا جدول دانشجویان گویند.

Database   پایگاه داده (بانک اطلاعاتی):

پرونده‌های اطلاعاتی که به نوعی به هم مرتبط هستند و نتایجی که از آن‌ها استخراج می‌شود تشکیل یک بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده را می‌دهد به‌عنوان مثال بانک اطلاعاتی آموزش یک دانشگاه ممکن است شامل جدول اطلاعاتی دانشجویان، جدوی اطلاعاتی اساتید و... باشد.

مزایای بانک اطلاعاتی:

1-تسریع در ذخیره‌کردن، بازیابی و ویرایش اطلاعات به‌طور کلی سرعت پردازش اطلاعات بالاست.

2-جلوگیری از ذخیره‌ی اطلاعات تکراری و صرفه‌جویی در حافظه.

3-ایجاد اطمینان نسبت به گزارش‌ها و سهولت در اخذ گزارش‌های جدید.

***3

معایب بانک‌ های اطلاعاتی:

بانک اطلاعاتی با همه‌ی مزایایش معایبی نیز دارد که این معایب در مقابل مزایای فوق ناچیز است از جمله:1-طراحی بانک‌های اطلاعاتی چندان ساده نیست.2-به‌دلیل متمرکز بودن سیستم اطلاعاتی امکان آسیب پذیری زیاد است.

Access   بانک اطلاعاتی:

پایگاه اطلاعاتی Access یک سیستم مدیریت پایگاه داده یا DBMS می‌باشد.

آن‌چه که امروز Access محصول شرکت ماکروسافت را به‌عنوان یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعاتی مورد استفاده میلیون‌ها کاربر در سراسر جهان قرار داده است امکان ایجاد طرح‌های یک پارچه و جامع پایگاه اطلاعاتی با قدرت ارتباطی بالا در محیطی بسیار ساده می‌باشد از جمله مزایای استفاده از این پایگاه فشردگی اطلاعات، سرعت بالا، بودجه‌ی کمتر، دسترسی سریع می‌باشد. Access یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعاتی است بدین معنی که نه تنها اطلاعات شما را ذخیره می‌کند بلکه ابزار لازم را برای مدیریت اطلاعات مانند قابلیت جستجو، مرتب‌سازی و... در اختیارتان قرار می‌دهد از سوی دیگر یک سیستم مدیریت اطلاعات رابطه‌ای DBMS است به‌شمار می‌رود عبارت رابطه‌ای بدین معنی است‌که شما می‌توانید بین اطلاعات مختلف خود روابطی را تنظیم کنید. در بیشتر سیستم‌های مدیریت اطلاعات اجزای هم‌چون پنجره‌های ورود اطلاعات، گزارشات و برنامه‌ها در قالب‌های جدا از داده‌ها نگه‌داری می‌شوند. اما این مقوله در Access قدری متفاوت است. Access نه تنها داده‌ها بلکه کلیه‌ی اجزایی را که روی داده‌ها کاری کنند در یک پایگاه داده یا در یک فایل جامع که همان Access Database  است نگه‌داری می‌کند بانک اطلاعاتی Access از اشیاء یا عناصر اصلی زیر تشکیل می‌شود:

***4

1-جدول table :

بارزترین جزء هر بانک اطلاعاتی جدول است جدول در واقع محل نگه‌داری داده‌ها خام یا اولیه می‌باشند که توسط کاربر داده‌ها در آن وارد می‌گردد هر جدول مجموعه‌ای از Recordهایی است که خود شامل fieldهای مختلف می‌باشد بنابراین اطلاعات جداول به‌صورت سطر و ستون شبیه کاربرگ‌ها نگه‌داری می‌شود.

2-پرس‌و‌جو Query :

پرس‌وجو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد در واقع پرس‌وجو می‌تواند گروهی از رکوردها را برای شرایطی خاص انتخاب نماید.

 3-فرم form:

فرم‌ها کاربردهای متفاوتی دارند اما متداول‌ترین کاربرد آن‌ها ورود نمایش و اصلاح داده‌ها است یک فرم داده‌ها را به شکل ساختار یافته‌تری نسبت به یک جدول نمایش می‌دهد هم‌چنین با وجود توضیحات مختلف در سطح فرم و ایجاد ترتیبات مورد نظر استفاده از آن آسان‌تر و سریع‌تر از جدول است.

4-گزارشات report:

گزارشات را می‌توان براساس جداول تهیه نمود تا تمام داده‌های یک جدول خاص را نمایش دهند و یا می‌توان آن را براساس پرس‌وجوها تهیه نمود تا تنها اطلاعاتی را که خاص شرایط مورد نظر هستند گزارش دهند و یا می‌توان براساس چند جدول و یا پرس‌وجو آن‌ها را تهیه کرد کلا گزارشات داده‌های انتخاب‌شده را به‌ هر صورتی که بخواهید چاپ می‌کند.

***5

5-ماکروmacro:

ماکروها یک مجموعه عملیات خاص هستند که پشت سرهم برای خودکار ساختن فعالیت‌های تکراری اجرا می‌شوند از ماکروها به‌جای دستورات برنامه‌نویسی برای اجرای عملیات با توجه به نیاز کاربران مبتدی و یا به‌منظور بالا بردن سرعت استفاده می‌شود.

6-ماژول module :

مجموعه ‌برنامه‌هایی به زبانvisual basic (ویژال بیسیک VB) هستند. Access نیز مانند سایر برنامه‌های ماکروسافت‌آفیس از زبان برنامه‌نویسی VB استفاده می‌کنند بدین ترتیب امکان ایجاد توابع و برنامه‌های خاص برای برنامه‌های مختلف فراهم می‌شود.

کار با جداول:

جداول اجزای بنیادین یک بانک اطلاعاتی هستند کلیه‌ی اطلاعات پایگاه داده در جداول نگه‌داری می‌شوند برای کار با یک جدول در یک پایگاه داده پس از باز کردن آن پایگاه داده برگه‌یtable را انتخاب و نام جدول مورد نظر را انتخاب و با کلمه‌یopen و یا کلیک مکرر روی نام جدول آن را باز کنید راه دیگر برای باز کردن یک جدول استفاده از دکمه‌ی سمت راست ماوس می‌باشد بدین ترتیب یک پنجره شامل فهرست برنامه‌ی قابل اجرا برروی جدول باز می‌گردد این فرمان‌ها عبارت‌اند از : open،design،copy،cut،....

***6

ایجاد جدول و نام‌گذاری fieldها:

برای ایجاد یک جدول ابتدا برگه‌یtable را انتخاب سپس کلمه‌ی new را کلیک تا پنجره‌ی مجاوره‌ای new table ظاهر گردد از بین گزینه‌های موجود در این پنجره، گزینه‌ی design view را انتخاب و کلمه‌ی ok را کلیک تا به پنجره‌ی طراحی جدول بروید اولین ستون از این پنجره‌ی طراحی field name نام دارد که برای نام‌گذاری fieldها مورد استفاده قرار می‌گیرد این نام عملا می‌تواند هرچه که می‌خواهید باشد اما از یک نام نمی‌توان برای بیش از یک field استفاده کرد هم‌چنین در نام‌گذاری fieldها بایستی قوانین خاصی را رعایت کنید. شما می‌توانید ترکیبی از حروف الفبا و اعداد به‌غیر از کاراکترهای [  ]  !  . به‌کار برید هم‌چنین نام fieldها نباید با فاصله شروع شود.

انواع fieldها:دومین ستون از پنجره‌ی طراحی برای تعیین نوع field در نظر گرفته‌شده کادر ویرایش این ستون یک لیست کشویی می‌باشد که با بازکردن آن لیست می‌توانید نوع field را برحسب نوع داده‌های موردنظر انتخاب کنید.

 انواع داده‌های قابل استفاده در این لیست عبارتند از:

1-text که field است. از نوع متنی و هر ترکیبی از حروف، کلمات و اعداد را می‌پذیرد یک داده‌ی متنی حداکثر 255 کاراکتر را در خود ذخیره می‌کند.

2-number این نوع field برای ذخیره‌سازی داده‌های عددی به‌کار می‌رود.

3-Memo (توضیحی یا حافظه‌ای) برای ذخیره‌سازی متن‌های طولانی به‌کار می‌رود.